En application de l’Article L3171-3 du Code du travail : L’employeur tient à la disposition de l’agent de contrôle de l’inspection du travail mentionné à l’article L. 8112-1 les documents permettant de comptabiliser le temps de travail accompli par chaque salarié.
La nature des documents et la durée pendant laquelle ils sont tenus à disposition sont déterminées par voie réglementaire. En cas de litige relatif à l’existence ou au nombre d’heures de travail accomplies, c’est à l’employeur de fournir au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié.
Au vu de ces éléments et de ceux fournis par le salarié à l’appui de sa demande, le juge forme sa conviction après avoir ordonné, en cas de besoin, toutes les mesures d’instruction qu’il estime utiles. Si le décompte des heures de travail accomplies par chaque salarié est assuré par un système d’enregistrement automatique, celui-ci doit être fiable et infalsifiable.
Pourquoi adopter une solution de gestion des temps et des activités (GTA) ?
Au-delà du risque prud’homal, la gestion des plannings peut rapidement devenir complexe avec des tableurs Excel montrant leurs limites, notamment à cause des erreurs et des retards dans la mise à jour des fichiers, ainsi que des problèmes de coordination des équipes. Un logiciel de gestion des temps et des activités permet de moderniser ces processus, d’améliorer la gestion des plannings, d’éliminer les tracas liés aux demandes de congés papier et d’assurer une précision accrue des fiches de paie.
Qu’est-ce qu’un outil de gestion des temps et des activités (GTA) ?
Un outil de GTA est une solution logicielle permettant de suivre et de gérer efficacement le temps de travail des employés. Il assure une organisation optimale des plannings et améliore la gestion des ressources humaines grâce à ses fonctionnalités variées.
Principales fonctionnalités d’un outil de GTA
- Gestion des horaires : Création, modification et gestion centralisée des horaires de travail.
- Gestion des congés et absences : Facilitation des demandes, approbations et suivi des congés et absences.
- Contrôle du temps de travail : Suivi précis des heures travaillées pour assurer la conformité aux réglementations.
- Reporting et analyse : Rapports détaillés sur l’utilisation du temps, la productivité et les coûts liés à la main-d’œuvre.
- Intégration avec la paie : Synchronisation des données de gestion du temps avec les systèmes de paie.
- Planification des effectifs : Optimisation de la disponibilité des ressources humaines en fonction des besoins opérationnels.
Avantages d’un outil de GTA
- Automatisation des processus : Réduction des erreurs humaines, collecte de données fiable et gain de temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Planification facilitée : Meilleure visibilité sur la disponibilité des employés, permettant une planification optimale et une gestion équitable des absences.
- Conformité légale : Assurance du respect des obligations légales et des politiques internes en matière de gestion du temps de travail.
- Amélioration de l’organisation : Meilleure visibilité pour les employés sur leur emploi du temps, favorisant un équilibre entre vie professionnelle et personnelle, et renforçant la motivation et l’engagement des salariés.
Types de solutions de GTA
Solutions de pointage
- Pointeuse classique : Dispositif physique pour enregistrer les heures d’entrée et de sortie.
- Pointeuse mobile : Application permettant aux employés de pointer de n’importe où.
- Pointage par QR code : Utilisation de smartphones pour scanner un code QR spécifique.
- Pointage via application mobile : Application dédiée pour pointer les heures, idéale pour les salariés dispersés géographiquement.
Logiciels de gestion du temps et des activités
Ces solutions numériques prennent en compte tous les aspects de la gestion du temps des salariés, de la création des horaires à la gestion des congés et des absences, en passant par l’automatisation du suivi des heures travaillées.
Choisir la bonne solution de GTA
Le choix d’une solution de GTA dépend des besoins spécifiques de votre entreprise, de sa taille, de la nature du travail et des habitudes des employés. Voici quelques conseils pour choisir la solution la mieux adaptée :
- Évaluer les besoins : Comprendre les spécificités de votre activité et les besoins de mobilité de vos salariés.
- Considérer l’évolution de l’entreprise : Choisir une solution évolutive qui peut s’intégrer à d’autres aspects de la gestion des ressources humaines comme la paie, la formation et le suivi des performances.
Il est crucial d’opter pour un outil adapté à votre activité et de penser aux perspectives d’évolution de votre entreprise. Envisagez l’adoption d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) complet pour une gestion exhaustive des ressources humaines.
Pour plus d’informations ou pour une assistance personnalisée, n’hésitez pas à contacter BLS RH Consulting au 0696 505 601 ou par mail à contact@bls-rh-consulting.com.
