Pourquoi digitaliser les processus RH ?
La digitalisation des processus RH est devenue incontournable pour les entreprises cherchant à gagner en efficacité et à s’adapter aux évolutions du monde professionnel. En remplaçant les tâches manuelles et les documents papier par des solutions numériques, les services RH peuvent améliorer leur productivité, assurer la conformité des informations et offrir une meilleure expérience aux employés.
Les différents aspects de la digitalisation RH
- Dématérialisation des documents RH
- Documents concernés: bulletins de paie, contrats de travail, avenants, demandes de congés, livres d’accueil, relevés d’heures.
- Avantages: réduction de l’utilisation de papier, facilitation de la gestion documentaire et amélioration de l’accessibilité des informations.
- Digitalisation des processus RH
- Processus inclus : recrutement, onboarding et offboarding des collaborateurs, gestion des plannings, calcul des temps de travail, suivi des reportings.
- Avantages : automatisation des tâches chronophages, réduction des erreurs humaines et optimisation du temps passé sur des activités à forte valeur ajoutée.
Conformité juridique et sécurité des données
La dématérialisation RH doit s’accompagner du respect des régulations en vigueur, notamment :
- Code du travail: reconnaissance des bulletins de paie dématérialisés et obligation de conservation des documents.
- Loi travail (2017): permet la digitalisation des bulletins de paie sans accord préalable, tout en assurant un accès facile pour les employés.
- RGPD: encadre la protection des données personnelles, imposant aux entreprises de garantir la confidentialité et l’intégrité des informations traitées.
Avantages de la digitalisation pour les employeurs et les employés
Pour les employeurs :
- Augmentation de la productivité: libération de temps pour des missions stratégiques.
- Traçabilité des documents: meilleure visibilité et preuve des échanges.
- Conformité légale: archivage automatisé et respect des délais de conservation.
Pour les employés :
- Accessibilité accrue : consultation des documents n’importe où et à tout moment.
- Actualisation instantanée : réception immédiate des nouveaux documents.
- Gain de temps: simplification des démarches administratives.
Mettre en place un SIRH efficace : par où commencer ?
- Gestion des Temps et des Présences
Avantage : Suivi précis des heures travaillées, des absences et des congés. Cela permet une meilleure gestion des plannings, une réduction des erreurs de paie et une optimisation des ressources humaines.
- Portails Employés (Self-Service)
Avantage : Les employés peuvent accéder à leurs informations personnelles, demander des congés, consulter leurs bulletins de paie et mettre à jour leurs données. Cela réduit la charge administrative pour le service RH et augmente l’autonomie des employés.
- Automatisation de la diffusion des documents
Avantage : transmission automatique des documents d’onboarding (contrat de travail, règlement intérieur, livret d’accueil…), assurant la conformité et libérant du temps pour les RH.
- Transmission dématérialisée des bulletins de paie
Avantage : respect des délais légaux, réduction des coûts d’impression et d’envoi et utilisation de solutions garantissant la sécurité des données.
- Gestion des Plannings
Avantage : Réduction des erreurs manuelles, gain de temps considérable, et amélioration de la satisfaction des employés grâce à une gestion plus équitable et transparente des horaires.
Si vous êtes intéressé par la mise en place d’un SIRH dans votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter au 0696 505 601 ou par mail à contact@bls-rh-consulting.com. Nous serons ravis de vous accompagner dans votre démarche de digitalisation des ressources humaines.
