L’été est arrivé et avec lui, la période des recrutements bat son plein ! Que ce soit pour préparer la rentrée ou pour les emplois saisonniers, de nouveaux collaborateurs vont rejoindre vos équipes. Cependant, les arrivées et départs en cours de mois peuvent poser des défis particuliers en matière de paie. Comment calculer au plus juste la rémunération des salariés entrant ou sortant en milieu de mois ? Voici un guide pratique pour naviguer dans ces situations.
La déduction en cas d’absence entrée/sortie du collaborateur
Lorsque le salarié commence ou termine son contrat en cours de mois, une ligne de déduction appelée « absence entrée/sortie » doit apparaître sur son bulletin de paie. Cette ligne reflète le fait que le collaborateur n’a pas travaillé tout le mois et, par conséquent, ne doit pas percevoir son salaire intégral.
Peu importe le type de contrat (temps plein, temps partiel, durée indéterminée ou déterminée), cette déduction doit être effectuée pour ajuster le salaire au prorata du temps travaillé. Le salaire de base, calculé à partir d’un taux horaire multiplié par le nombre d’heures effectuées, est mensualisé sur l’année. En cas d’entrée ou de sortie en cours de mois, une retenue proportionnelle doit être appliquée.
Cette déduction doit également permettre de recalculer le plafond de Sécurité sociale en fonction des jours réellement travaillés, conformément à l’Article R.242-2 du Code de Sécurité sociale.
Exemples de calcul du plafond de sécurité sociale
Prenons deux exemples pour illustrer ce point :
- Un salarié qui commence le 5 juillet 2024 aura un plafond de sécurité sociale calculé ainsi :
(3864×27) / 31=3365,42€
- Un salarié qui commence le 25 juillet 2024 aura un plafond de sécurité sociale de :
(3864×7) / 31=872,52€
Il est crucial de vérifier que le plafond de Sécurité sociale soit correctement ajusté.
Méthode de calcul de l’entrée/sortie du collaborateur
La méthode validée par la Cour de cassation pour calculer une absence non indemnisée est celle des « heures réelles ». Pour un salarié entré ou sorti en cours de mois, le calcul doit se baser sur le nombre d’heures réellement travaillées.
Voici comment procéder :
Calculer le nombre d’heures normalement travaillées : Prenons l’exemple d’un salarié embauché le 8 juillet 2024, travaillant 35 heures par semaine, soit 7 heures par jour sur 5 jours. Le mois de juillet 2024 comporte 23 jours travaillés (le 14 juillet étant un dimanche).
7 heures/jour × 23 jours=161 heures
Calculer le nombre d’heures réellement travaillées : Le salarié travaille du 8 au 31 juillet, soit 18 jours.
7 heures/jour × 18 jours=126 heures
Calculer le salaire proportionnel : Si le salaire de base est de 2500 €, alors pour juillet :
2500×126 / 161=1956,52€
La déduction entrée/sortie sera donc de :
2500−1956,52 = 543,48€
Cas du forfait jours
Pour un salarié au forfait jours, le calcul se fait en fonction des jours. Par exemple, pour un salarié entré le 8 juillet 2024 avec un forfait annuel de 218 jours, et ayant été absent 5 jours (du 1er au 5 juillet) :
Calculer le salaire journalier :
2500 / 23 = 108,70€
Calculer la déduction :
5 jours × 108,70€ = 543,50€
Obligations liées à l’entrée/sortie
À l’entrée :
- Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) : à effectuer dans les 8 jours précédant l’embauche, cette déclaration informe les organismes comme l’URSSAF, la CPAM, Pôle Emploi, le Service de santé au travail, et la CARSAT.
- Inscription au registre du personnel.
- Informations au collaborateur : les nouvelles lois et décrets de 2023 précisent les informations à transmettre et leurs délais. Un arrêté récent fournit les modèles de courriers à utiliser.
À la sortie :
- Documents de fin de contrat : solde de tout compte, certificat de travail, et attestation France Travail. Ces documents doivent être mis à disposition du salarié, mais l’employeur n’a pas l’obligation de les envoyer.
Avec ces informations, vous pouvez aborder sereinement les calculs d’entrée/sortie et remplir vos obligations légales en tant qu’employeur.
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